När du har en lista att skriva ned dina uppgifter på och en kalender för dina mötesbokningar är det dags att börja tömma inkorgen. Och det gör du genom att ställa ett antal ja- och nej-frågor. Börja uppifrån och jobba dig nedåt tills dess att svaret är ett ja:
När du har en lista att skriva ned dina uppgifter på och en kalender för dina mötesbokningar är det dags att börja tömma inkorgen. Och det gör du genom att ställa ett antal ja- och nej-frågor. Börja uppifrån och jobba dig nedåt tills dess att svaret är ett ja:
- Är det skräp? Släng i så fall. I skräp inkluderas både uppenbar spam och sånt du är helt säker på att du aldrig mer kommer behöva titta på, som ett erbjudande från en nätbutik du ofta handlar i.
- Är det en (enkel) fråga? Om det är någon som ställer en fråga till dig som du redan kan svaret på, och det dessutom går snabbt att formulera i ett mejl – gör det direkt!
- Är det en uppgift? Nu börjar vi komma in på de lite mer svårhanterade sakerna i din inkorg. En uppgift kan allt från en avgränsad och enkel sak, som bara tar lite längre tid än några minuter, till att du ombeds leda ett projekt som ska gå i mål om ett halvår. Det är här uppgiftslistan och projektlistan kommer in. Är det en avgränsad uppgift, skriv ned den på uppgiftslistan. Är det ett större projekt, ned med den på projektlistan.
- Är det en kalenderbokning? Om du kan den föreslagna tiden, boka in det i kalendern. Föreslå annars en annan tid. Men glöm inte att redan nu i så fall boka in den tid du föreslår i din egen kalender. Annars finns risken att du glömmer vad du föreslagit och hinner boka in något annat där innan du fått svar!
- Är det referensmaterial? Stoppa det i så fall på rätt ställe, antingen en mapp i e-postprogrammet eller – om det är ett pdf-dokument eller annan bifogad fil – i en mapp på hårddisken. Till referensmaterial hör allt som du kan behöva titta på igen och därför behöver spara. Hit hör alltså även mejlen som fångats av fråga två, tre och fyra. När du svarat, skrivit ner på uppgiftslistan eller bokat i kalendern är det en bra idé att arkivera istället för att radera.
Kommer du hit utan att ha svarat ja på någon av frågorna var det nog skräp i alla fall. Släng.
De mejl som fastnar på fråga tre, uppgifterna, är ofta de som ställer till mest bekymmer. Om du till exempel vet svaret på en fråga, men inte hinner skriva det nu, ska du då arkivera mejlet och skriva på din uppgiftslista att du ska svara på det? Eller ska du helt enkelt låta det skvalpa kvar i inkorgen tills dess att du hinner med det?
De svaren får vänta tills i övermorgon. Imorgon ska vi istället fundera på vilka mappar vi behöver och om de ska finnas i e-posten eller på hårddisken.
Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.
Länkar till alla mina tips hittar du här.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]